Ventajas de los programas de gestión de facturas para una pyme

programas-gestion-facturas

Vivimos en una época dominada por las pantallas digitales. Teléfonos móviles inteligentes, ordenadores, tabletas o videoconsolas. Un tiempo en el que las máquinas de escribir se dedican a acumular polvo en un desván. Los programas de gestión de facturas se han vuelto imprescindibles tanto para el pequeño negocio como para la principal multinacional.

Salto cualitativo en la gestión

Tenemos dos ventajas principales al gozar de un programa de gestión de facturas en nuestro negocio: un menor costo y una gestión más eficiente.

Ahorro de costes

Como empresa, debemos emitir facturas, pero también tenemos que recordar que nosotros recibimos facturas. El dinero que se ahorra con el traslado de la factura en papel hasta un soporte electrónico es importante. Y eso se puede comprobar perfectamente en un estudio de AECOC, la Asociación Española de Codificación Comercial.

La emisión de una factura en papel se calcula de media que cuesta 76 céntimos por solo seis céntimos de hacerlo con un software. El ahorro asciende hasta 70 céntimos. Sin embargo, ahorraremos muchísimo más desde el punto de la recepción. El estudio estima que se pierden hasta 2,8 euros por cada factura en papel, el cuádruple respecto a la emisión. 2,87 euros nos costaría cada factura por tan solo nueve céntimos en un programa de gestión de facturación.

Eficiencia en la gestión

Pero un menor gasto de capital no es la única ventaja de usarlos. Se acabaron los errores en la tramitación de las facturas ya que este sistema electrónico automatiza el archivo de facturas y no permite emitirlas ni recibirlas con fallos. Esto se consigue con tan solo un par de bases de datos con nuestros clientes, nuestros servicios y productos. Esto es un ahorro de tiempo, que a la vez se traduce en una mayor dedicación a la empresa.

Se nos olvidarán para siempre los quebraderos de cabeza para encontrar una factura que no recordamos donde la dejamos. La localización será más sencilla, ya que con saber el producto o el cliente será simple encontrarla en el buscador de la aplicación. Y esto se traduce en seguridad. Al fin y al cabo, podemos exportar el archivo digital para realizar varias copias de seguridad o utilizar los datos de contabilidad en otro software.

Explosión creativa

Estos programas, además, nos permitirán darles un toque distintivo a las facturas con la inclusión de aspectos decorativos, el logotipo de la empresa o un mensaje personalizado para el cliente. O simplemente, personalizar distintas plantillas para trabajar con mayor comodidad dependiendo del producto, del servicio o del cliente en cuestión.

También nos permitirán realizar gráficos personalizados para comprobar cómo evoluciona el negocio. ¿Cuáles son nuestros mayores gastos? ¿Quiénes son nuestros mejores clientes? ¿Qué mes tenemos mayor facturación? Con distintos gráficos se podría responder con sencillez a estas cuestiones.

Por último, no debemos olvidarnos cómo abrimos este post. La evolución tecnológica nos permite apartarnos del clásico ordenador de sobremesa para llevar la información de nuestro negocio en el móvil, en el portátil o en la tableta. Tan solo necesitaremos una conexión a internet y nuestra cuenta o usuario.

Artículos relacionados

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *